Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest RECEPTION OS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Stalowej Woli (37-450) przy ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 9, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001163060 (data rejestracji: 24 marca 2025 r.), NIP 8652589170, REGON 541238501, kapitał zakładowy 50 000 zł (dalej: „receptionOS”, „Administrator”, „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: k@receptionos.com lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD) — jest nim Cezary Michalski, zgłoszony do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Z Inspektorem możesz skontaktować się pod adresem e-mail: c@receptionos.com lub pisemnie na adres siedziby Spółki z dopiskiem „IOD”.

2. Czego dotyczy ta polityka

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową receptionOS dostępną pod adresem receptionos.com (dalej: „Strona” lub „landing page”) — tj. potencjalnych klientów i innych użytkowników, którzy przeglądają Stronę, wypełniają formularz zapisu lub korzystają z dostępnych na niej funkcji demonstracyjnych.

Polityka odnosi się wyłącznie do danych zbieranych za pośrednictwem Strony. Nie reguluje natomiast przetwarzania danych w ramach samej aplikacji (platformy) receptionOS, w szczególności danych pacjentów klinik korzystających z naszego oprogramowania.

Przetwarzanie danych pacjentów oraz innych danych w aplikacji receptionOS regulowane jest odrębnie — w umowie z klientem (kliniką) oraz w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA). W zakresie tych danych klinika pozostaje administratorem, a receptionOS działa jako podmiot przetwarzający na jej zlecenie. Jeśli jesteś pacjentem kliniki, w sprawach swoich danych powinieneś kontaktować się z daną kliniką.

3. Zakres i kategorie danych

W związku z korzystaniem ze Strony możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane kontaktowe z formularza zapisu (formularz Typeform): imię, adres e-mail oraz numer telefonu — podawane wyłącznie wtedy, gdy samodzielnie wypełnisz formularz dostępny na Stronie.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia, nagłówki HTTP oraz logi serwera — przetwarzane automatycznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania Strony.
• Dane głosowe: jeśli skorzystasz z dostępnego na Stronie głosowego widgetu demonstracyjnego (ElevenLabs), przetwarzamy nagranie głosu oraz jego transkrypcję wyłącznie w celu działania funkcji demonstracyjnej (dema).
• Dane gromadzone za pomocą plików cookie i podobnych technologii — w zakresie szczegółowo opisanym w sekcji „Pliki cookie i podobne technologie”.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne wynikające z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679):

• Obsługa zapytania i kontakt zwrotny po wypełnieniu formularza zapisu — podstawą jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Zapewnienie bezpieczeństwa, integralności i ciągłości działania Strony oraz przetwarzanie danych technicznych i logów serwera — podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie Strony i przeciwdziałaniu nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Działanie głosowego widgetu demonstracyjnego (ElevenLabs) — podstawą jest Twoja zgoda wyrażona poprzez dobrowolne skorzystanie z funkcji demonstracyjnej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Analityka i statystyka ruchu na Stronie (Google Analytics 4, Microsoft Clarity, w tym nagrania sesji) — podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w banerze zgód.
• Działania marketingowe i pomiar skuteczności reklam (piksel konwersji X/Twitter) — podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w banerze zgód.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgody na pliki cookie i podobne technologie w kategoriach analitycznej i marketingowej możesz w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• Dane z formularza kontaktowego — do 12 miesięcy od ostatniej korespondencji z Tobą, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
• Logi serwera i dane techniczne — do 30 dni.
• Dane analityczne Google Analytics 4 — zdarzenia do 14 miesięcy.
• Dane Microsoft Clarity — zgodnie z konfiguracją narzędzia.
• Dane marketingowe (piksel konwersji X/Twitter) — zgodnie z konfiguracją narzędzia.
• Dane głosowe z widgetu demonstracyjnego — przez czas niezbędny do działania dema i utrzymywane zgodnie z konfiguracją usługi ElevenLabs.
• Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okres przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, a dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu.

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Twoje dane mogą być przekazywane zaufanym dostawcom usług, którzy przetwarzają je na nasze zlecenie jako podmioty przetwarzające, na podstawie zawartych z nami umów powierzenia. Są to w szczególności:

• Netlify, Inc. — hosting i dostarczanie treści Strony (CDN).
• Google (w odniesieniu do usług świadczonych dla użytkowników z EOG — Google Ireland Limited) — usługa Google Analytics 4.
• Microsoft — usługa Microsoft Clarity (statystyki oraz nagrania sesji).
• Typeform — obsługa formularza zapisu.
• ElevenLabs — obsługa głosowego widgetu demonstracyjnego.
• X Corp — piksel konwersji X/Twitter (pomiar skuteczności reklam, w tym konwersji z formularza).

Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organom państwowym) — wyłącznie w zakresie i w sytuacjach przewidzianych prawem.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Niektórzy z naszych dostawców — Google, Microsoft, X Corp, ElevenLabs oraz Typeform — mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Takie przekazywanie odbywa się przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, tj. na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych — na podstawie decyzji o adekwatności dotyczącej programu EU-US Data Privacy Framework (DPF).

Kopię stosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem k@receptionos.com.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Strona korzysta z plików cookie i podobnych technologii. Stosujemy je w trzech kategoriach, zgodnie z udostępnionym na Stronie banerem zgód:

• Niezbędne — wykorzystywane bez konieczności uzyskania zgody, ponieważ są konieczne do prawidłowego działania Strony, zapamiętania Twoich wyborów dotyczących zgód oraz zapewnienia bezpieczeństwa.
• Analityczne — uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody; obejmują Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC) oraz Microsoft Clarity (statystyki ruchu i nagrania sesji).
• Marketingowe — uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody; obejmują piksel konwersji X/Twitter (X Corp) służący do pomiaru skuteczności reklam, w tym konwersji z formularza.

Do momentu wyrażenia zgody nie uruchamiamy żadnych narzędzi analitycznych ani marketingowych — odpowiednie skrypty nie są wówczas ładowane.

Wyrażoną zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z linku „Ustawienia cookie” znajdującego się w stopce Strony (otwiera on ponownie baner zgód), a także poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami pod adresem k@receptionos.com. Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy nieuprawnionym ujawnieniem. Obejmują one m.in. szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS), ograniczenie i kontrolę dostępu do danych, monitorowanie bezpieczeństwa oraz dobór dostawców, którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie imienia, adresu e-mail i numeru telefonu w formularzu zapisu jest jednak niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie i się z Tobą skontaktować — bez tych danych obsługa zgłoszenia nie będzie możliwa.

Wyrażenie zgód na pliki cookie analityczne i marketingowe oraz skorzystanie z głosowego widgetu demonstracyjnego jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje możliwości przeglądania Strony.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało w rozumieniu art. 22 RODO.

13. Osoby niepełnoletnie

Strona oraz jej funkcje są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Nie kierujemy oferty do osób niepełnoletnich i świadomie nie zbieramy ich danych osobowych za pośrednictwem Strony.

14. Linki zewnętrzne i wtyczki

Strona może zawierać odnośniki do witryn zewnętrznych oraz osadzone wtyczki i narzędzia podmiotów trzecich (m.in. formularz Typeform, widget głosowy ElevenLabs, narzędzia analityczne i marketingowe). Nie ponosimy odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych obowiązujące w serwisach zewnętrznych — zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności tych podmiotów.

15. Inspektor Ochrony Danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), którym jest Cezary Michalski. Wyznaczenie zostało zgłoszone Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji Twoich praw możesz kontaktować się z Inspektorem pod adresem e-mail: c@receptionos.com lub pisemnie na adres siedziby Spółki z dopiskiem „IOD”.

16. Zmiany polityki

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, np. w związku ze zmianami w przepisach prawa, w stosowanych technologiach lub w zakresie naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na Stronie, a data ostatniej aktualizacji wskazana jest na początku dokumentu. Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z jej treścią.