Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest RECEPTION OS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Stalowej Woli (37-450) przy ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 9, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001163060 (data rejestracji: 24 marca 2025 r.), NIP 8652589170, REGON 541238501, kapitał zakładowy 50 000 zł (dalej: „receptionOS”, „Administrator”, „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym w celu realizacji przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: k@receptionos.com lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach związanych z ochroną danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem k@receptionos.com.

2. Czego dotyczy ta polityka

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób odwiedzających stronę internetową receptionOS dostępną pod adresem receptionos.com (dalej: „Strona” lub „landing page”) — tj. potencjalnych klientów i innych użytkowników, którzy przeglądają Stronę, wypełniają formularz zapisu lub korzystają z dostępnych na niej funkcji demonstracyjnych.

Polityka odnosi się wyłącznie do danych zbieranych za pośrednictwem Strony. Nie reguluje natomiast przetwarzania danych w ramach samej aplikacji (platformy) receptionOS, w szczególności danych pacjentów klinik korzystających z naszego oprogramowania.

Przetwarzanie danych pacjentów oraz innych danych w aplikacji receptionOS regulowane jest odrębnie — w umowie z klientem (kliniką) oraz w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA). W zakresie tych danych klinika pozostaje administratorem, a receptionOS działa jako podmiot przetwarzający na jej zlecenie. Jeśli jesteś pacjentem kliniki, w sprawach swoich danych powinieneś kontaktować się z daną kliniką.

3. Zakres i kategorie danych

W związku z korzystaniem ze Strony możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Dane kontaktowe z formularza zapisu (formularz Typeform): imię, adres e-mail oraz numer telefonu — podawane wyłącznie wtedy, gdy samodzielnie wypełnisz formularz dostępny na Stronie.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzenia, nagłówki HTTP oraz logi serwera — przetwarzane automatycznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania Strony.
• Dane głosowe: jeśli skorzystasz z dostępnego na Stronie głosowego widgetu demonstracyjnego (ElevenLabs), przetwarzamy nagranie głosu oraz jego transkrypcję wyłącznie w celu działania funkcji demonstracyjnej (dema).
• Dane gromadzone za pomocą plików cookie i podobnych technologii — w zakresie szczegółowo opisanym w sekcji „Pliki cookie i podobne technologie”.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne wynikające z RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679):

• Obsługa zapytania i kontakt zwrotny po wypełnieniu formularza zapisu — podstawą jest podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Zapewnienie bezpieczeństwa, integralności i ciągłości działania Strony oraz przetwarzanie danych technicznych i logów serwera — podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie Strony i przeciwdziałaniu nadużyciom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Działanie głosowego widgetu demonstracyjnego (ElevenLabs) — podstawą jest Twoja zgoda wyrażona poprzez dobrowolne skorzystanie z funkcji demonstracyjnej (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Analityka i statystyka ruchu na Stronie (Google Analytics 4, Microsoft Clarity, w tym nagrania sesji) — podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w banerze zgód.
• Działania marketingowe i pomiar skuteczności reklam (piksel konwersji X/Twitter) — podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona w banerze zgód.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zgody na pliki cookie i podobne technologie w kategoriach analitycznej i marketingowej możesz w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których zostały zebrane:

• Dane z formularza kontaktowego — do 12 miesięcy od ostatniej korespondencji z Tobą, chyba że dojdzie do zawarcia umowy lub przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.
• Logi serwera i dane techniczne — do 30 dni.
• Dane analityczne Google Analytics 4 — zdarzenia do 14 miesięcy.
• Dane Microsoft Clarity — zgodnie z konfiguracją narzędzia.
• Dane marketingowe (piksel konwersji X/Twitter) — zgodnie z konfiguracją narzędzia.
• Dane głosowe z widgetu demonstracyjnego — przez czas niezbędny do działania dema i utrzymywane zgodnie z konfiguracją usługi ElevenLabs.
• Dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — przez okres przedawnienia roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania, a dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania tego interesu.

6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Twoje dane mogą być przekazywane zaufanym dostawcom usług, którzy przetwarzają je na nasze zlecenie jako podmioty przetwarzające, na podstawie zawartych z nami umów powierzenia. Są to w szczególności:

• Netlify, Inc. — hosting i dostarczanie treści Strony (CDN).
• Google (w odniesieniu do usług świadczonych dla użytkowników z EOG — Google Ireland Limited) — usługa Google Analytics 4.
• Microsoft — usługa Microsoft Clarity (statystyki oraz nagrania sesji).
• Typeform — obsługa formularza zapisu.
• ElevenLabs — obsługa głosowego widgetu demonstracyjnego.
• X Corp — piksel konwersji X/Twitter (pomiar skuteczności reklam, w tym konwersji z formularza).

Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. organom państwowym) — wyłącznie w zakresie i w sytuacjach przewidzianych prawem.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Niektórzy z naszych dostawców — Google, Microsoft, X Corp, ElevenLabs oraz Typeform — mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Takie przekazywanie odbywa się przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO, tj. na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską, a w odniesieniu do podmiotów certyfikowanych — na podstawie decyzji o adekwatności dotyczącej programu EU-US Data Privacy Framework (DPF).

Kopię stosowanych zabezpieczeń lub informację o miejscu ich udostępnienia możesz uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem k@receptionos.com.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Strona korzysta z plików cookie i podobnych technologii. Stosujemy je w trzech kategoriach, zgodnie z udostępnionym na Stronie banerem zgód:

• Niezbędne — wykorzystywane bez konieczności uzyskania zgody, ponieważ są konieczne do prawidłowego działania Strony, zapamiętania Twoich wyborów dotyczących zgód oraz zapewnienia bezpieczeństwa.
• Analityczne — uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody; obejmują Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC) oraz Microsoft Clarity (statystyki ruchu i nagrania sesji).
• Marketingowe — uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody; obejmują piksel konwersji X/Twitter (X Corp) służący do pomiaru skuteczności reklam, w tym konwersji z formularza.

Do momentu wyrażenia zgody nie uruchamiamy żadnych narzędzi analitycznych ani marketingowych — odpowiednie skrypty nie są wówczas ładowane.

Wyrażoną zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z linku „Ustawienia cookie” znajdującego się w stopce Strony (otwiera on ponownie baner zgód), a także poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z nami pod adresem k@receptionos.com. Organem nadzorczym właściwym w sprawach ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem czy nieuprawnionym ujawnieniem. Obejmują one m.in. szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS), ograniczenie i kontrolę dostępu do danych, monitorowanie bezpieczeństwa oraz dobór dostawców, którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Podanie imienia, adresu e-mail i numeru telefonu w formularzu zapisu jest jednak niezbędne, abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoje zapytanie i się z Tobą skontaktować — bez tych danych obsługa zgłoszenia nie będzie możliwa.

Wyrażenie zgód na pliki cookie analityczne i marketingowe oraz skorzystanie z głosowego widgetu demonstracyjnego jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje możliwości przeglądania Strony.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało w rozumieniu art. 22 RODO.

13. Osoby niepełnoletnie

Strona oraz jej funkcje są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Nie kierujemy oferty do osób niepełnoletnich i świadomie nie zbieramy ich danych osobowych za pośrednictwem Strony.

14. Linki zewnętrzne i wtyczki

Strona może zawierać odnośniki do witryn zewnętrznych oraz osadzone wtyczki i narzędzia podmiotów trzecich (m.in. formularz Typeform, widget głosowy ElevenLabs, narzędzia analityczne i marketingowe). Nie ponosimy odpowiedzialności za zasady przetwarzania danych obowiązujące w serwisach zewnętrznych — zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności tych podmiotów.

15. Inspektor Ochrony Danych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji Twoich praw prosimy o kontakt pod adresem e-mail: k@receptionos.com.

16. Zmiany polityki

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, np. w związku ze zmianami w przepisach prawa, w stosowanych technologiach lub w zakresie naszych usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na Stronie, a data ostatniej aktualizacji wskazana jest na początku dokumentu. Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z jej treścią.